Притежаването на транспортна компания може да опъне нервите ви до краен
предел, особено когато трябва да водите непрестанни битки с ръчното въвеждане на
информация и постоянна работа с документи. На диспечерите се налага да вършат
монотонни задачи всеки ден, а понякога това ежедневие води до излишни грешки и
липса на комуникация.
Това, което отличава наистина успешните компании е, че те се справят с тези
предизвикателства чрез растеж и автоматизация. За тях е изключително важно да бъдат ефективни в процесите като избегнат излишното напрежение и сведат работата с документи до минимум.
Времето, прекарано в мениджмънт на товарите и други всекидневни задачи
пречи на растежа. Ето кои са най-честите препятствия от този тип:
Проблеми с комуникацията
o Грешки, предизвикани от остаряла информация и бавни канали за
комуникация
o Малки организационни грешки, които излизат извън контрол
o Проблеми с документацията на клиентите и издаването на
навременни и точни фактури
Фактуриране и уреждане на сметки
o Навременно и точно заплащане на шофьорите
o Издаване на фактури на всеки клиент
o Бърз и лесен достъп до акаунтите за всеки един клиент
Проследяване на камионите
o Трудности при осигуряване на приблизително време за доставка
o Камиони, отклоняващи се извън маршрута и извън графика
o Камиони, които правят непланирани спирания
Много компании са на път да постигнат желания от тях успех, но са
възпрепятствани от ограничените усилия на екипа им, който се грижи за неща като
планиране на маршрути, фактуриране на товари и проверка и съхранение на различната
документация. Оказва се, че растежът на компаниите всъщност може да спъне тяхното
дългосрочно развитие. Техниките на управление, които са давали резултат при работа с по-малко камиони и клиенти се оказват недостатъчно ефективни когато фирмата се
разрасне. Задачите за изпълнение изведнъж се оказват много повече и екипът не може
да отговори на все по-строгите регулаторни ограничения.
Процеси, които се извършват на ръка, като изчисляването на такса гориво и
мониторинг на това дали диспечерите си вършат работата спрямо изискванията за
безопасност, могат да загубят много време, което може да бъде прекарано в изграждане на взаимоотношенията с клиентите и търсене на нови партньори. Основният проблем е, че всички тези продължителни действия вредят на най-важния приоритет – постигане на повече приходи и предоставяне на по-добри услуги.
Ето какви са характерните черти на успешната транспортна компания:
1. Централизирано автоматизиране на данни.
Когато информацията се
разпространява свободно между служителите и в офиса това елиминира нуждата всеки да се известява индивидуално и цифрите да бъдат въвеждани на ръка и после прехвърляни в базата данни. Клиентите имат интернет достъп до нформацията за товарите. Чрез защитен уебсайт те могат да проверят нужната документация и фактури, без да изразходват ненужно време и ресурси. В повечето случаи това става чрез функцията за изобразяване на документи, осигурявана от системата за управление на транспорта (TMS), която поддържа всички важни за клиента файлове. Необходимо е само да се въведе референтен номер, произход или крайна точка и системата изпраща имейл с наличната информация за секунди. Автоматизираната система за управление е правилният избор защото елиминира възможността за грешки, спестява време и не изисква работа с документи на хартия, които могат да бъдат изгубени.
2. Интегриране на системата за управление на транспорта с платформата за счетоводство.
Обединяването на софтуери като QuickBooks, Sage или MAS със
системата за мениджмънт създава комбинация, която автоматизира фактурирането.
Така платформата издава нужната документация и я разпраща до всички замесени
страни веднага щом товарът бъде доставен. Чрез интегриран QuickBooks софтуер
фирмите могат да извършват следното:
Да проследят колко време отнема на клиента да плати
Да проверяват предишните плащания
Да плащат на шофьорите точно и навременно
Да получат подробен отчет за финансовото им състояние
3. Използване на технологии за мобилна комуникация
– С този метод информацията за произхода, крайната точка, часът за товарене и разтоварване, референтния номер, теглото и броя на палетите се изпраща до устройство в камиона веднага щом товарът е възложен на шофьора. Водачът след това отговаря на диспечера като въвежда времето на тръгване и пристигане, броят на превозваните стоки и друга важна за него информация. По този начин диспечерът и шофьорът постоянно обменят информация и страните са винаги наясно с възможни забавяния, промени в маршрута, непредвидени спирки и най-вече – непрестанно информират клиента за очакваното време на пристигане. Системата веднага уведомява диспечера при наличието на какъвто и да е проблем. Много компании първоначално подходиха скептично към интеграцията на модерните технологии. Голяма част от тях обаче бързо установиха, че по този начин те могат да разширят дейността си като получат възможността да обслужват ефикасно повече клиенти, без да се налага да наемат допълнителен персонал. Всичко това е осъществимо с програмиране на софтуер, който да изпълнява отредените му функции. Транспортните компании и брокерите спъват собствения си растеж като отказват да въведат инструментите за управление от ново поколение, а те са достъпни, надеждни и лесни за употреба. Бизнесът се променя и лидерите в индустрията трябва да приемат новата технология възможно най-бързо, ако искат да останат конкурентни на пазара.